Accord de sous-traitance des données

Le cabinet d’avocats utilisateur d’Avodepot (« le Responsable de traitement ») confie à l’exploitant d’Avodepot (« le Sous-traitant ») le traitement de données personnelles de ses clients, pour son compte et sur ses instructions documentées.

• Sous-traitant : [ENTITÉ JURIDIQUE À CONFIRMER] ([FORME JURIDIQUE À CONFIRMER]), [SIÈGE SOCIAL À CONFIRMER], [SIREN / RCS À CONFIRMER]
• Responsable de traitement : le cabinet identifié dans son compte Avodepot
• Contact : contact@avodepot.fr

À valider : Faire confirmer par un juriste la qualification des rôles, notamment pour les données de compte des avocats (Avodepot responsable de traitement pour son propre compte).

Le présent accord encadre la collecte, la conservation, l’assemblage en PDF et la mise à disposition des pièces déposées par les clients du cabinet. Il s’applique pendant toute la durée d’utilisation du service et jusqu’à la suppression ou la restitution des données.

Finalité : permettre au cabinet de collecter, vérifier et conserver les pièces nécessaires à ses dossiers. Opérations : collecte via un lien sécurisé, stockage, conversion et assemblage en PDF, relances par email ou SMS, mise à disposition et suppression.

• Personnes concernées : clients du cabinet (et, selon les pièces, leurs proches ou tiers mentionnés dans les documents).
• Données : identité, coordonnées (email, téléphone), documents déposés (photos, PDF), état des dépôts, journaux techniques.

Les documents peuvent contenir tout type de données, y compris des données sensibles ou relatives à des condamnations, selon la nature du dossier. Le cabinet en décide la collecte.

À valider : Vérifier le traitement de ces catégories particulières et les mesures complémentaires éventuelles.

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement (utilisation du service, paramétrage, demandes de suppression). Il l’informe s’il estime qu’une instruction viole la réglementation.

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Les documents ne sont jamais transmis à un service d’intelligence artificielle ni utilisés à d’autres fins que la fourniture du service.

• Aucun stockage public : les fichiers sont dans un espace privé, accessibles par liens signés de courte durée.
• Isolation des données par cabinet (contrôles d’accès au niveau de la base).
• Lien client personnel, vérifié côté serveur à chaque requête (expiration, révocation).
• Validation stricte des fichiers déposés (type réel, taille).
• Journaux techniques sans données personnelles.

À valider : Compléter par les mesures organisationnelles (accès des personnes, gestion des incidents, sauvegardes) une fois l’exploitant défini.

Le Responsable de traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés sur la page Sous-traitants (/sous-traitants). Le Sous-traitant impose à chacun des obligations équivalentes et informe le Responsable de traitement de tout changement.

À valider : Fixer le délai d’information préalable et les modalités d’opposition.

À valider : Aucune affirmation n’est faite à ce stade. Documenter, pour chaque sous-traitant ultérieur, la localisation, les éventuels transferts et les garanties (clauses contractuelles types, décision d’adéquation).

Les demandes d’exercice de droits reçues par le Sous-traitant sont transmises sans délai au Responsable de traitement. Le Sous-traitant l’assiste, par des mesures techniques, pour y répondre (accès, rectification, effacement, portabilité).

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données, dans les meilleurs délais et avec les informations utiles.

À valider : Fixer le délai contractuel de notification (par exemple en heures) après avis juridique.

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement à respecter ses obligations (analyses d’impact, consultations de l’autorité de contrôle, sécurité) compte tenu de la nature du traitement.

À l’issue du service, le Responsable de traitement peut télécharger ses données pendant la période de lecture seule, puis les données sont supprimées définitivement, sous réserve des obligations légales de conservation (factures).

À valider : Aligner ce chapitre sur les CGV (article 24) et sur la politique de sauvegarde.

Le Sous-traitant met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet les audits raisonnables.

À valider : Définir les conditions pratiques (préavis, fréquence, coûts).

À valider : Clause de responsabilité à rédiger et à articuler avec celle des CGV.

Toute question relative au présent accord : contact@avodepot.fr.

À valider : Indiquer le délégué à la protection des données, s’il en est désigné un.